Neulich im „FAST & CURIOUS“-Podcast von Lea-Sophie Cramer und Verena Pausder habe ich einen wirklich guten Tipp gehört. In der Folge zum Thema Selbstorganisation ging es darum, wie man es schafft, in der täglichen Mail-Flut nicht unterzugehen. Gerade in Zeiten von KHZG, wo mitunter verschiedene Fördertatbestands-Projekte parallel laufen und auf Führungsebene sowie von und mit den IT-Leiter:innen umgesetzt werden wollen und sollen, ist das ein wichtiger Punkt: Wie jongliert man die (zu den Projekten zugehörigen) Mails so, dass möglichst kein Ball runterfällt?
Wertvoll fand ich dabei den Trick, dass man sich Email, die man nicht sofort beantworten kann oder will, die jedoch an einem bestimmten Datum „eskalieren“ würden, in den Kalender als Termin einträgt – und zwar kurz bevor die „Eskalation“ stattfinden würde.
Ein Beispiel: Ich habe am 01. Juni eine Terminanfrage für einen Video-Call an eine:n Projektpartner:in geschickt und warte nun auf seine bzw. ihre Antwort. Der erste von drei vorgeschlagenen Terminen ist bspw. der 01. Juli. Das heißt für mich, dass ich die zugehörige Email für den 01. Juli eine halbe Stunde vor „Eskalation“, d.h. bevor ggf. der Termin ggf. theoretisch losgehen könnte, terminiere. Sprich ich trage diese Email eine halbe Stunde vor Terminbeginn in den Kalender ein. An diesem 01. Juli eine halbe Stunde vor dem möglichen Termin würde ich dann bei dem bzw. bei der Projektparter:in, sollte er oder sie zwischenzeitlich keine Antwort geschickt haben, nachfragen, was denn nun mit dem Termin sei: Findet der Termin nun am 01. Juli statt oder doch an einem der jeweils anderen beiden, vorgeschlagenen Terminen? So rutscht mir, hoffentlich, zukünftig hoffentlich noch weniger durch. Ich werde es ausprobieren.
Ein weiterer Tipp war, dass man sich aus den verschiedenen Projekten jeweils immer „ein Ball“ / eine Aufgabe herausgreifen soll, den man an dem jeweiligen Tag jonglieren bzw. abarbeiten / bearbeiten will.
Ein (vereinfachtes) Beispiel: Habe ich drei Fördertatbestände und zu jedem Fördertatbestand x-verschiedene Aufgaben, dann nehme ich mir für jeden Tag genau 3 Aufgaben aus jeweils einem der Fördertatbestände vor, die ich erledigen möchte. Dabei gilt: Möglichst nicht zu viele, denn der Mensch ist nicht für’s Multitasking gemacht.
Dieses Beispiel ist selbstverständlich auf alle möglichen Themen innerhalb der Organisation übertragbar und sicher ist das auch nicht DIE eine Lösung für jede Persönlichkeit. Aber ich werde es ausprobieren. Haben Sie es auch schon ausprobiert? Schreiben Sie uns an socialmedia@condots.info. Wir sind gespannt auf Ihr Feedback!
Wer hilft bei der Umsetzung von KHZG-Förderprojekten im Klinikum?
Aufgrund der jeweils unterschiedlichen KHZG-Projekte benötigen deutsche Krankenhäuser und ihre damit verbundenen, individuellen Herausforderungen maßgeschneiderte Lösungen und Methoden. Eine generelle, für jeden perfekte Lösung und Methode gibt es nicht. Damit die richtigen Lösungen und Methoden zu Einsatz kommen und Ihrer Fördertatbestände ein Erfolg wird, ist einschlägiges Know-How erforderlich.
Die condots ist eine Unternehmensberatung im Gesundheitswesen mit Schwerpunkt in den Bereichen Projektmanagement, klinische Prozesse und Organisationsentwicklung und hat das erforderliche Wissen, um auch Ihr Projekt erfolgreich umzusetzen.
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